Faire les déclarations
Il est nécessaire de faire des déclarations ou des demandes d’autorisation auprès du maire ou du préfet dès que l’événement est organisé sur la voie publique ou sur le domaine public (manifestation, rassemblement ou défilé, événement sportif…). Des démarches spécifiques doivent être faites pour l’organisation d’un loto ou d’une braderie.
La déclaration préalable, qui doit être signée par le président ou par un membre de l’association ayant reçu délégation et par 3 responsables de l’organisation de l’événement (domiciliés dans le département où a lieu la manifestation), doit préciser :
- Les coordonnées de l’association à l’initiative de la manifestation (nom, adresse, téléphone, nom et adresse du représentant légal),
- les nom, prénom, adresse (et moyens de contact : numéro de téléphone, adresse électronique) des personnes physiques en charge de l’organisation de la manifestation,
- l’objet de la manifestation,
- le ou les lieux de la manifestation,
- la date et les heures de début et de fin,
- l’itinéraire si la manifestation implique le déplacement de personnes (défilé, cortège),
- une estimation du nombre de participants attendus,
- le descriptif des dispositifs de sécurité mis en place,
- les particularités de la manifestation (déploiement de banderoles, installation d’une sonorisation, etc.).
La commune ou la préfecture qui reçoit la déclaration en délivre un récépissé.
L’association doit également penser à assumer sa responsabilité civile et pénale.