Le premier réflexe à avoir est de vérifier les statuts et le règlement intérieur. Dès lors, si l’un ou l’autre de ces textes prévoit une règle spécifique en cas de suspension de l’activité ou de fermeture, il importe de s’en tenir à cette règle, surtout s’il est prévu un remboursement ou un avoir. Cette vérification doit être faite également pour les associations qui auraient rédigé des « conditions générales de ventes ».
Pour rappel, deux cas de figures sont à distinguer en matière de remboursement de vos adhérents.
Les adhésions
Sauf mention contraire dans les statuts de l’association, il n’y a aucune obligation pour les associations de rembourser les adhésions. Les statuts (ou le règlement intérieur) peuvent prévoir, pour certains motifs (déménagement, décès, perte de revenus, force majeure, etc.), un remboursement partiel ou total des cotisations. Si rien n’est prévu, le cotisant ne peut réclamer aucun remboursement.
Pour autant, si vos instances dirigeantes le décident (et que vos statuts le permettent) il est possible d’envisager de faire un « geste » au profit de ses cotisants et décider de les rembourser totalement, partiellement ou de prévoir une diminution de son montant l’année suivante.
La participation financière aux activités
C’est une somme d’argent versée en contrepartie de la participation ou de la réalisation d’une ou plusieurs activités (Ex : 100€ pour la participation à 10 cours de dessins sur l’année, qui viennent en plus des 50€ d’adhésion annuelle déjà versés à l’association de dessin). L’association devra tout faire pour honorer ses obligations avant la fin de la période convenue. Dans le cas d’un arrêt des activités au regard de la situation sanitaire, il convient en premier lieu de voir si les activités peuvent être proposées à distance. Si cela n’est pas possible, vous pouvez décider de reporter les activités ultérieurement. Et si aucune de ces solutions n’aboutit, vous pouvez lancer un appel à la solidarité auprès de vos adhérents pour les inciter à ne pas demander de remboursement afin de soutenir votre association. Vous pouvez également proposer des rabais et autres remises sur le montant des prochaines activités.
Enfin, sans autre accord entre votre association et les participants aux activités qui ont nécessitées une participation financière, vous devrez procéder le remboursement des participations aux activités non réalisées.
Attention : Nous vous invitons à ne pas vous engager pour l’instant et à leur indiquer qu’au regard de la situation exceptionnelle, cette question sera prochainement étudiée par l’instance dirigeante de l’association au regard de l’évolution de la situation et des possibilités de l’association.
Retrouvez ici la fiche pratique élaborée par le service départemental de Loire-Atlantique.
Source : Ligue de l’enseignement
Pour toute question, n’hésitez pas à contacter Saint-Nazaire Associations :
Marion BEAUDET animation@sn-asso.org, 02 40 66 97 34